Digitalisierung von HR-Daten

Mit digitalen Lösungen die Krise meistern. Digitalisierung von HR-Daten bietet wertvolle Unterstützung in der Corona-Pandemie

 

Im Bereich der Digitalisierung der HR-Prozesse zählt WOLFF & MÜLLER zu den Vorreitern innerhalb der Baubranche. Über die Initiative Deutschland baut! e.V. sowie durch den Einsatz moderner Software weist der Mittelständler seinen Mitarbeitern den Weg ein innovatives und attraktives Arbeitsumfeld. Mit professioneller Personalentwicklung und digitalen Lösungen zielt das Unternehmen darauf ab, Fach- und Führungskräfte heute und in Zukunft bestmöglich zu unterstützen und zu entwickeln.

 

Seit rund viereinhalb Jahren gibt es bei der WOLFF & MÜLLER Gruppe die eigenständige WOLFF & MÜLLER Personalentwicklung GmbH. Ihre Aufgabe besteht darin, sämtlichen Mitarbeitern der Unternehmensgruppe an allen 26 Standorten eine rundum professionelle, auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnittene Personalentwicklungsarbeit anzubieten. Das war mit einer Personalabteilung, die Personalentwicklung als eine von vielen Aufgaben im Unternehmen hatte, nicht mehr zu stemmen, wie Geschäftsführerin Dr. Julia-Carolin Carbon erklärt. Um dies bestmöglich zu unterstützen, brauchte es außerdem eine Softwarelandschaft, die die bestehenden Personalprozesse bestmöglich digitalisiert und automatisiert. „Mitarbeiter sind unsere wichtigste Ressource im Unternehmen“, weiß die Expertin. „Unsere Führungskräfte müssen sich auf die Führungsarbeit konzentrieren und wir müssen Sie bestmöglich dabei unterstützen. Und damit die Mitarbeiter bei uns bleiben, wollen wir in sie investieren und weiterentwickeln“, ergänzt sie.

Digitalisierung ist weit mehr als BIM – von Softwareinseln zu einer Landschaft
„Mit BIM, das in unserem Haus für Building Information Management steht, darf die Digitalisierung innerhalb eines Bauunternehmens nicht enden“, führt Dr. Carbon weiter aus. „Eine vollkommen durchgängige Digitalisierung umfasst auch die Personalprozesse, wie die Personalakte, Mitarbeiter- und Zielgespräche, Einarbeitungspläne oder die Entgeltabrechnung und selbstverständlich auch Entwicklungsprogramme für Mitarbeiter“, ergänzt die Geschäftsführerin.

Für all diese und viele weitere Tätigkeiten im HR-Bereich wurden vor Gründung der WOLFF & MÜLLER Personalentwicklung GmbH zwar bereits SAP aber auch viele kleine Software-Lösungen verwendet. Oftmals wurden solche Aufgaben mit Microsoft Excel erledigt und werden es noch heute. Ziel war es, eine IT-Lösung zu implementieren, die in der Lage ist, alle Personalprozesse durchgängig miteinander zu vernetzen – ganz ohne Medienbrüche.

Gemeinsame Digitalisierung – Entwicklung von Unternehmen und Software
Mit der Software Magellan von der Firma GuideCom fanden die zentrale Personalabteilung und das Team von Dr. Carbon eine passende Lösung, die sie als Entwicklungspartner außerdem aktiv mitgestalten. „Uns war es nicht nur wichtig, den Content im System eigenständig bearbeiten und somit flexibel agieren zu können, sondern wir wollten auch einen Partner finden, der mit uns sein System weiterentwickelt“, berichtet Dr. Carbon.

Zwischenzeitlich hat das Unternehmen insgesamt sieben Module der Softwarelösung erfolgreich implementiert. Während diese flächendeckend genutzt werden, arbeitet das Team von Dr. Julia-Carolin Carbon, das mittlerweile auf 20 Mitarbeiter angewachsen ist, zusammen mit der zentralen Personalabteilung an der Einführung weiterer Module der Software. Zudem werden die aktuell eingesetzten Funktionen gemeinsam kontinuierlich optimiert und verbessert.

Fokus auf wesentliche Führungsaufgaben
Wie die Lösung in der Praxis funktioniert, erklärt die Expertin am Beispiel der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters: Mit der Stellenbeschreibung werden Anforderungen für eine Planstelle dokumentiert. Dazu zählen etwa die Aufgaben der Stelle, aber auch die Entwicklungsprogramme und – ganz wichtig – der Einarbeitungsplan. Innerhalb der Software sind die einzelnen Aufgaben des Einarbeitungsplans denjenigen Mitarbeitern zugeordnet, die sie zu erledigen haben. Mit diesem Leitfaden behält die Führungskraft immerzu den Überblick, inwieweit der neue Kollege bereits eingearbeitet ist. Steht beispielsweise noch eine Qualifikation wie z.B. die Sicherheitsunterweisung aus, informiert das System automatisch die Führungskraft, welche Punkte noch zu erledigen sind. Der Vorteil für die Führungskraft: Sie kann nicht nur nichts Entscheidendes vergessen, sondern sich unmittelbar auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Etwa die Führung des Mitarbeiters, regelmäßige Feedbackgespräche oder die Integration des neuen Mitarbeiters in das Team. Die Zeitersparnis ist enorm. Während Führungskraft und Assistenz ohne dieses Tool in der Vergangenheit mehrere Stunden einplanen mussten, den Einarbeitungsplan zu schreiben, beansprucht diese Aufgabe jetzt lediglich noch rund 30 Minuten.

Gleichzeitig unterstützt die neue Lösung bei Wechseln innerhalb des Unternehmens. Das System dokumentiert, welche Qualifikationen ein Mitarbeiter hat, welche er für eine bestimmte Position erfüllen muss und ordnet ihm etwa die erforderlichen Schulungen innerhalb der W&M-Akademie, die er bis zu einem bestimmten Zeitpunkt absolvieren muss, zu. Das hilft auch beispielsweise bei gesetzlichen Anpassungen und Änderungen, etwa neuen Steuergesetzen, und sorgt für eine rechtzeitige Information der Mitarbeiter. Bei einem Wechsel der Tätigkeit innerhalb des Unternehmens ist nachzuvollziehen, welche Qualifikationen der Mitarbeiter hat.

Wissen für alle nutzbar machen
Insbesondere jüngere Kollegen im Unternehmen sorgen dafür, dass die Inhalte innerhalb der Software Magellan kontinuierlich wachsen und um elementar wichtiges Firmenwissen erweitert werden. Denn sie sind es hauptsächlich, die immerzu neue Video-Tutorials drehen und auf der Plattform kostenfrei zur Verfügung stellen. „Den jungen Kollegen macht das große Freude, ähnlich wie bei YouTube hier für ihren Arbeitgeber kleine Videos zu drehen. Gleichzeitig kommen sie dabei mit erfahrenen Kollegen und Experten anderer Bereiche in unserem Hause in Kontakt, was auch die interne Kommunikation bei WOLFF & MÜLLER stärkt“, berichtet Dr. Carbon. Sind die Videos einmal im System eingestellt, unterstützen sie bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder und natürlich bei der Wissensvermittlung. Diese Methode entlastet nicht nur die Fachbereiche, wie etwa den IT-Support, sondern ermöglicht Mitarbeitern an allen Standorten, sich zu jeder Zeit diejenigen Informationen zu beschaffen, die von Relevanz für aktuelle Tätigkeiten sind. „Insbesondere im Baubereich ist es unabdingbar wichtig, Wissen für alle nutzbar zu machen“, betont die Geschäftsführerin. „Gerade jetzt in der Corona-Pandemie war Magellan für uns ein wichtiges Tool. Ohne diese digitale Lösung wären wir nicht in der Lage gewesen, die Krise so gut zu meistern“, fügt sie hinzu.

Arbeitspräferenzen kennen und Chancen bieten
Eine wichtige Rolle spielt die WOLFF & MÜLLER Personalentwicklung GmbH mit der IT-Lösung Magellan aber vor allem in Hinblick auf Entwicklung der Mitarbeiter. Denn nicht jeder Mitarbeiter hat im Rahmen eines Arbeitslebens immerzu dieselben Arbeitspräferenzen. Damit Menschen in der Lage sind, bei Bedarf einer anderen Tätigkeit innerhalb des Unternehmens nachzugehen, sie etwa von der Baustelle ins Büro oder von Vollzeit auf Teilzeit wechseln wollen, ist eine sehr schnelle Einarbeitung in einen neuen Job Grundvoraussetzung. „Um Fachkräfte und vor allem junge Menschen heutzutage in einem Unternehmen zu halten, auch langfristig, ist es entscheidend, deren Arbeitspräferenzen genau zu kennen und Ihnen ihren Lebensphasen passende Modelle anzubieten. Wir müssen ihnen Möglichkeiten aufzeigen, wie gerade sie im Unternehmen aktiv etwas gestalten und somit zum Unternehmenserfolg beitragen können“, weiß Dr. Carbon.

Natürlich lässt es sich trotzdem nicht vermeiden, dass Mitarbeiter eine Firma verlassen. Denn manchmal passen Mensch und Unternehmen einfach nicht zusammen. Zusätzlich kommen Mitarbeiter irgendwann in das Rentenalter. Damit das Wissen dennoch im Unternehmen bleibt, werden bei WOLFF & MÜLLER gezielt didaktische Fähigkeiten aller Kollegen trainiert. So können Experten, beispielsweise für das Thema Beton, ihr Wissen als interne Trainer weitergeben. Und selbst Pensionären bietet das Unternehmen die Möglichkeit, für einige Stunden in der Woche bei WOLFF & MÜLLER wieder einzusteigen. Das wird sehr gut angenommen und bringt außerdem den Vorteil mit sich, dass das Wissen nicht verloren geht.

Digitalisierung als Erfolgsgarant
Digitalisierung in den Unterstützungsprozessen, insb. im Personalbereich, ist komplex. Und aus diesem Grund ist nicht nur eine durchgängige Digitalisierung Voraussetzung für den Erfolg, sondern auch der Austausch mit anderen Unternehmen. Daher ist WOLFF & MÜLLER im Vorstand der Initiative Deutschland baut! e.V. vertreten. Deutschland baut! e.V. offeriert den Mitgliedern und Interessenten in regelmäßigen Abständen Einblicke in die eigenen Prozesse und Strukturen der Mitgliedsunternehmen und informiert über die erfolgreich eingesetzten HR-Trends, etwa bei den virtuellen Arbeitskreisen zur Fachkräftesicherung.

Übersicht der eingeführten Magellan Module (wesentliche Funktionsbereiche).